06/11/2025
e-Box
Ce module permet à l'employeur d'accéder aux documents émis par SST Secrétariat Social. L'ajout d'un document est d'office notifié par mail aux adresses souhaitées.
Conseil
L'avantage, par rapport à une réception des informations via la poste, est indéniable : émission instantanée des documents, consultation et accès en tout lieu.
Vous ne recevez pas encore vos documents de façon électronique ? Sautez le pas, contactez-nous et nous l'activerons rapidement !
Conseil
Vous souhaitez que vos travailleurs reçoivent directement leurs documents sociaux via l'e-Box ? Sous le même principe que la réception e-Box employeur, la réception des documents par les travailleurs est bien évidemment possible (plus d'infos)
Généralités
Lorsque des documents sont émis par SST Secrétariat Social, ces derniers sont disponibles à la consultation et au téléchargement via le module "e-Box".
Les nouveaux documents apparaissent dans la rubrique Nouveau afin de distinguer les documents dont la lecture est encore nécessaire. C'est d'ailleurs la rubrique présentée par défaut à l'entrée dans le module :
Conseil
Le nombre de documents non lus apparaît à droite de la rubrique Nouveau. Dans le cas idéal, tous les documents devraient être lus sauf les derniers documents à traiter.
Dans chaque rubrique, les documents non-lus apparaissent en gras.
La liste des rubriques détermine les documents les plus utilisés (Feuilles de paie, Factures, ...). Les documents n'appartenant pas à une rubrique connue apparaîtront dans la rubrique Autres documents.
Quoi qu'il en soit, la rubrique Tous documents reprend l'ensemble des documents, qu'ils soient lus ou non.
Remarque
Un mail avertit l’utilisateur de la présence d’un nouveau document dans le module dès que celui-ci est disponible. Si vous souhaitez changer les adresses sur lesquelles vous recevez vos notifications, faites-en la demande auprès de votre gestionnaire. L'adresse de votre compte, modifiable dans les paramètres de votre profil, n'est pas forcément utilisée pour les notifications.
Description des zones
| Couleur | Description de la zone | ||
|---|---|---|---|
| ▮ | → | Boutons d'action | (détails) |
| ▮ | → | Boutons de navigation | (détails) |
| ▮ | → | Liste des documents | (détails) |
| ▮ | → | Prévisualisation | (détails) |
Boutons d'action
Sur base des coches effectuées dans la liste des documents, il est possible d'effectuer certaines actions :
| Action | Description | |
|---|---|---|
 |
→ | Permet de créer un fichier compressé au format *.zip contenant l'ensemble des documents sélectionnés |
 |
→ | Permet de supprimer le document ❗ Une fois le document supprimé, il sera impossible pour l'utilisateur de le récupérer |
 |
→ | Permet de faire disparaître les documents sélectionnés de la rubrique "Nouveau" (le document est traité et il n'est donc plus à lire, il sera automatiquement classé dans la rubrique la plus adéquate) |
 |
→ | Permet de remettre les documents sélectionnés dans la rubrique "Nouveau" (comme document restant à lire) |
 |
→ | Pour un seul document sélectionné, permet d'en voir les informations de première lecture et premier téléchargement  |
Boutons de navigation
Les boutons de navigation permettent de passer d'une page de documents à une autre et de modifier le nombre de documents affichés par page.
Liste des documents
En fonction de la rurbique choisie et des filtres et tris effectués, les documents apparaissent dans cette zone.
Le clic sur le bouton de téléchargement (⤓) devant le nom du document permet de le télécharger instantanément. Cette action ne change pas le statut de lecture du document.
Prévisualisation du document
Afin de prévisualiser un document, il suffit de cliquer sur la ligne représentée par ce document dans la liste des documents.
Une fois le document affiché, et en fonction du navigateur et du plugin utilisé, il sera possible de télécharger le document et l'imprimer selon les souhaits de l'utilisateur.
Important
Ce module se comporte comme une boîte mail partagée. Les actions qu'un utilisateur a sur les documents se répercutent d'office pour tous les utilisateurs (lecture de document, effacemenent d'un document, ...) ayant accès à ces documents.
Avertissement
Une fois le document lu, il quitte la rubrique "Nouveau" et se classe automatiquement dans la rubrique représentant son type (feuille de paie, fiche fiscale, …). Vos documents ne disparaissent pas, ils sont juste classés automatiquement.
Remarque
Seuls les fichiers pdf sont prévisualisables. Dans le cas où un document n'est pas prévisalisable, il se télécharge directement lors du clic sur la ligne du document. Il sera donc nécessaire, pour le considérer comme traité, de le marquer comme lu comme décrit dans les boutons d'action.
Information complémentaire sur la date de référence d'un document
Parfois, des feuilles de paie d'un mois s'accompagnent d'une feuille de paie rectificative du mois précédent. Dans ce cas, la première période rencontrée dans le document sert de période de référence.
Ainsi, si pour le mois de mai, une feuille corrective du mois d'avril est émise en même temps, la période d'avril sera mentionnée mais tiendra compte des feuilles de paie d'avril et de mai.
Notion "Travailleurs non-affiliés"
Le module e-Box étant aussi à destination des travailleurs en fonction de votre souhait (voir le point "Aussi pour les travailleurs"), nous mettons en évidence, dans les documents reçus, les documents restant à imprimer pour les travailleurs pour lesquels aucun flux électronique n'a été défini.
En pratique, pour les documents à destination des travailleurs (feuilles de paie, comptes individuels, fiches fiscales, attestations de vacances, ...), la vue serait la suivante :
Dans cet exemple :
- Le fichier Feuille de paie reprend la liste complète des feuilles de paies émises pour le mois concerné.
- le fichier Feuille de paie (travailleurs non-affiliés) reprend la liste des feuilles de paies émises pour le mois concerné pour lesquels les travailleurs n'ont pas accès électroniquement à l'information.
Dans l'exemple plus haut, ceci signifie que parmi les 8 travailleurs, seul un travailleur (JEROME DUBRUNFAUT) ne reçoit pas son document de façon électronique et qu'il est donc nécessaire de lui imprimer et lui remettre.
Important
Les feuilles de paie ne peuvent pas être envoyées par mail aux travailleurs.
Si aucun travailleur ne reçoit ses documents électroniquement, les documents avec la notion "Travailleurs non-affiliés" correspondent avec le document complet sans cette notion.
Aussi pour les travailleurs
Tout comme l'employeur, le travailleur, de façon optionnelle, peut également recevoir les documents qui lui sont propres dans l'e-Box du SST, ce qui libère l'employeur de la répartition des documents et des problèmes manifestes de confidientialité qui peuvent y être liés.
Conseil
Si la réception est optionnelle pour les travailleurs, elle peut vous libérer de contraintes administratives rongeant votre temps et vous emêchant de vous préoccuper de votre métier. De par le gain de temps, une confidentialité accrue et une charge en moins, la réception directe des documents par les travailleurs permet de rester orienté vers les points essentiels de votre activité.
En pratique
Dans un premier temps, nous déterminons ensemble vos souhaits pour la réception des documents :
- Quels sont les travailleurs concernés ?
- Tous ?
- Une majorité ?
Dans tous les cas, nous vous envoyons un fichier Excel via l'e-Box permettant d'indiquer les adresses mail des travailleurs concernés.
- Quel type d'adresse mail est-elle utilisée ?
- privée ? Celle-ci est à préconiser.
Lorque le travailleur quitte la société, son compte reste accessible et les notifications d'arrivées de nouveaux documents également.
Par contre dans ce cas, il est nécessaire d'obtenir le consentement du travailleur pour l'utilisation de son adresse mail privée (un modèle est proposé dans les documents génériques afin de déterminer le contrat d'utilisation de l'adresse mail du travailleur) - professionnelle ?
Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'obtenir consentement pour l'utilisation de l'adresse mail privée mais
- privée ? Celle-ci est à préconiser.
- Flux pour les nouveaux travailleurs :
- Par défaut en réception électronique ?
Dans ce cas, même si le compte du travailleur n'est pas encore créé, les documents seront envoyés dans l'e-Box du travailleur. Une fois que le compte sera créé, tous les docuemnts seront donc disponibles. - Par défaut au format "papier" (=> notion "Travailleurs non-affiliés")
Dans ce cas, ce n'est qu'à partir du moment où nous créerons le compte que les documents pourront être émis dans l'interface du travailleur. Tous les documents préalables ayant été émis au format "papier", ils n'apparaîtront pas dans l'e-Box du travailleur et apparaîtront dans l'e-Box employeur avec la notion "travailleurs non-affiliés"
- Par défaut en réception électronique ?
- Date d'envoi des feuilles de paie aux travailleurs ?
- En même temps qu'à l'employeur ? (sans information de votre part, c'est par défaut l'option choisie)
- Avec un délai (2 jours après l'envoi vers l'employeur, le premier jour du mois, ...)
- Après validation de l'employeur (dans ce cas, même sans validation, les feuilles de paie de plus de 30 jours seront d'office émises)
Si cette option vous intéresse, contactez-nous pour les modalités complémentaires et la mise en place de la solution.
Avertissement
Vous ne pouvez pas imposer que les travailleurs reçoivent leurs documents par cette interface mais pouvez indiquer, via le règlement de travail par exemple, que ce sera le moyen par défaut proposé pour la consultation de ses documents sociaux.